Yritysten digitaalisuusaste on kasvanut Pohjoismaissa pandemia-aikana. Viidennes yrityksistä ilmoittaa digitaalisten työkalujen hankinnan syyksi juuri Covid19-pandemian. Kolmen maan vertailussa Ruotsi näyttää jäävän selkästi naapurimaidensa taakse digitaalisessa kehityksessä. Tiedot käyvät ilmi Visma Solutionsin tekemästä kyselystä suomalaisille, ruotsalaisille ja norjalaisille yrityksille.
Covid-19 pandemia kasvatti digitaalisten työkalujen käyttöä pohjoismaisissa yrityksissä. Eniten lisääntyi sähköisen allekirjoituksen käyttö. Sen käyttö kasvoi keskimäärin 5,7 prosenttiyksikköä.
Ruotsissa käytetään lähes kaikkia yritysohjelmistoja Suomea ja Norjaa vähemmän. Kun Suomessa ja Norjassa kyselyyn vastanneista yrityksistä esimerkiksi sähköistä laskutusta ilmoittaa käyttävänsä jo yli 70 %:ssa yrityksistä, käyttää ruotsalaisyrityksistä sitä vain 53 %.
Ohjelmistoittain kyselyssä ilmeni tosin jonkin verran vaihtelua. Kun Suomessa taloushallinto-ohjelmiston käyttö oli melko yleistä (65 % yrityksistä) jo ennen pandemiaa oli norjalaisyrityksistä vain 49 prosentilla sellainen käytössään. Taloushallinto-ohjelmisto oli ainoa, jota käytettiin Ruotsissa (52 %) enemmän kuin Norjassa.
Palkanlaskentaohjelmistoa sen sijaan käytettiin Norjassa enemmän kuin naapurimaissa jo ennen pandemiaa. Norjassa 64 %, Suomessa 51 % ja Ruotsissa 40 % yrityksistä oli sähköistänyt palkanlaskennan ja palkkakuitit. Visman kansainvälisen SMB-ryhmän johtajan Ari-Pekka Salovaaran mukaan yhtä selkeää selitystä naapurimaiden eroavaisuuksiin digitalisoitumisessa on vaikea sanoa. Yksi selittävä tekijä voi olla, että eri maissa digitaaliset työkalut käsitetään ja niitä käytetään hieman eri tavoin.
“Esimerkiksi taloushallinto-ohjelmistoa käyttää Ruotsissa yhä usein vain tilitoimisto, jolloin yrityksellä ei välttämättä ole tiedossa, miten ja millä välineillä tilitoimisto kirjanpidon hoitaa. Suomessa tilitoimisto ja yritys käyttävät taloushallinto-ohjelmistoa yhä enemmän yhteiskäyttöisesti. Suomen etumatkaa esimerkiksi verkkolaskutuksessa puolestaan selittää se, että Suomi aloitti siirtymisen verkkolaskuihin ja sähköiseen taloushallintoon ennen Ruotsia ja Norjaa. Norja aloitti nämä panostukset myöhemmin, mutta ehkä jopa Suomea määrätietoisemmin, minkä vuoksi he ovat kirineet etumatkaa”, Salovaara arvioi.
Kasvua 0-9 prosenttiyksikköä
Lähes kaikissa kolmessa maassa ja lähes kaikissa yritysohjelmistokategorioissa on pandemia-aikana tapahtunut ohjelmistojen käytössä kasvua. Ruotsalaisyrityksissä kasvu on ollut hieman naapurimaita voimakkaampaa. Ohjelmistosta riippuen kasvua on ollut 0-4 prosenttiyksikköä. Naapurimaissa kasvu on pääosin ollut 0-2 prosenttiyksikköä.
Sähköinen allekirjoitus tekee kuitenkin poikkeuksen sekä Suomessa että Norjassa. Sen käyttö on kasvanut molemmissa maissa selkeästi muita ohjelmistoja enemmän. Sähköisen allekirjoituksen käyttö kasvoi Norjassa 9 ja Suomessa 6 prosenttiyksikköä.
Norjassa myös digitaalinen sopimushallinta lisääntyi huomattavasti, 16 %:sta 24 %:iin. Suomessa digitaalisen sopimustenhallinnan käyttö kasvoi 2 prosenttiyksikköä (24:stä 26:een). Ruotsissa sähköisen allekirjoituksen käyttö kasvoi 33:sta 35:een prosenttiin ja digitaalisten sopimustenhallintaohjelmistojen käyttö 14:stä 18 prosenttiin.
Suomi on selkeästi edellä naapurimaita yhden ohjelmiston käytössä. Suomessa 19 % kyselyyn vastanneista yrityksistä ilmoittaa käyttävänsä Business intelligence -ohjelmistoja. Norjassa vastaava luku on 13 % ja Ruotsissa 11 %.
Digitalisoituminen jatkuu vahvana
Digitalisoituminen näkyy myös yritysten tulevaisuuden suunnitelmissa. Ruotsissa noin 20 % yrityksistä suunnittelee ottavansa jonkin digitaalisen työkalun käyttöön kuluvan vuoden aikana. Suomessa vastaavia suunnitelmia on noin 15 %:lla yrityksistä.
Covid19-pandemia on vaikuttanut digitaalisten työkalujen hankintaan eniten Suomessa. 25 % suomalaisyrityksistä kertoo hankkineensa tai aikovansa hankkia digitaalisia työkaluja pandemian vuoksi. Ruotsissa vastaava luku on 21 % ja Norjassa 16 %.
Digitaalisten työkalujen käytön laajentamiseen vaikuttavista tekijöistä kysyttäessä suomalaisilla ja ruotsalaisilla yrityksillä merkittävimmäksi tekijäksi nousi mahdollisuus työskennellä paikkariippumattomasti (Suomi 61 %, Ruotsi 53 %). Toiseksi merkittävin tekijä on tehokkuuden kasvattaminen (Suomi 51 %, Ruotsi 47 %).
Norjassa tärkeimmäksi digitalisaation pontimeksi nostettiin tehokkuuden kasvattaminen (60%). Lähes yhtä vahva vaikutin Norjassa on asiakastyytyväisyyden kasvattaminen (58 %). Suomessa ja Ruotsissa asiakastyytyväisyyttä ei pidetty läheskään yhtä tärkeänä vaikuttimena digitaalisten työkalujen hankinnassa (Suomi 29 %, Ruotsi 30 %)
Paikkariippumattomuuden merkitys suomalaisissa ja ruotsalaisissa yrityksissä näkyy myös työskentelypaikan valinnoissa. Etätyöskentely on suosituinta Suomessa. 66 % suomalaisista vastaajista ilmoitti työskentelevänsä joko kokonaan tai osin etänä. Ruotsalaisvastaajista 60 % ja norjalaisista 56 % ilmoitti työskentelevänsä osin tai kokonaan etänä.
Mielenkiintoista kyselyn tuloksissa oli, että merkittävä osa kyselyyn vastanneista yrityksistä ilmoitti yhdeksi digitalisoinnin syyksi henkilökunnan painostuksen. Norjassa peräti 46 prosentissa yrityksistä työntekijät olivat vaatineet digitaalisia työkaluja. Suomessa ja Ruotsissa henkilökunnan painostusta oli koettu hieman harvemmissa yrityksissä (Suomi 39 %, Ruotsi 33 %).
Suomi on edelläkävijä sähköisen allekirjoituksen käytössä
Sähköinen allekirjoitus on pandemian ja kontaktien välttelyn myötä kasvattanut selkeästi suosiotaan. Tietoisuus sähköisistä allekirjoituspalveluista onkin tällä hetkellä korkealla tasolla. Suomessa 97 %, Ruotsissa 92 % ja Norjassa 99 % yrityspäättäjistä on kuullut sähköisestä allekirjoituksesta.
Voimakkainta sähköisen allekirjoituksen käytön kasvu oli Norjassa, jopa 9 prosenttiyksikköä 42 %:sta 51 %:iin. Suomessa niiden käyttö kasvoi 44 %:sta 50 %:iin ja Ruotsissa 33 %:sta 35 %:iin.
Sähköistä allekirjoitusta käytetään ahkerimmin suomalaisissa yrityksissä. 41 %:ssa palvelua käyttävistä yrityksistä sähköistä allekirjoittamista käytetään viikoittain ja 70 %:ssa kuukausittain. Ruotsalaiset käyttävät hankkimiaan palveluita toiseksi aktiivisimmin. 38 % yrityksistä käyttää sitä viikoittain ja 64 % kuukausittain. Norjassa sähköistä allekirjoitusta käyttävistä yrityksistä 33 % hyödyntää palvelua viikoittain ja 60 % kuukausittain.
Visma Signin Head of Development Antti Larvala kertoo, että Euroopassa ollaan sähköisen allekirjoituksen käytössä selvästi esimerkiksi Yhdysvaltoja jäljessä. Suomessa sähköisen allekirjoituksen käytöllä on kuitenkin hieman muita pohjoismaita pidempi historia.
“Sähköisen allekirjoituksen suurempi suosio Suomessa johtuu palveluiden pidemmästä markkinoilla olemisesta. Suomessa sähköisen allekirjoituksen käyttö on alkanut jo vuonna 2010. Muissa Pohjoismaissa kehitys alkoi vuoden 2014 aikoihin. Toinen syy sähköisen allekirjoituksen käytön kasvuun on varmasti Suomen muita Pohjoismaita tiukemmat etätyörajoitukset Covid-19 aikana”, Larvala kertoo.
Sähköisen allekirjoituksen palveluista Suomessa Visma Sign on selkeästi tunnetuin ja käytetyin. 44 % kyselyyn vastanneista, sähköistä allekirjoitusta käyttävistä käyttää Visma Signia. Toiseksi käytetyimmiksi nousivat pankki ID 5 % ja Adobe 5 %.
Ruotsissa ja Norjassa käytetyin on pankin tarjoama ID-palvelu (Ruotsi 16 %, Norja 11 %) Ruotsissa toiseksi suosituin palvelu oli kyselyn mukaan Solve 12 % ja kolmanneksi eniten käytettiin Visma Signia, 9 %. Norjassa toiseksi eniten käytettiin Signantia 5 % ja Visma Signia 5 %
Sähköinen allekirjoitus tarkoittaa eri maiden käyttäjille eri asioita. Suomessa yrityskäyttäjät ovat oppineet käyttämään vahvan tunnistautumisen ja monia muita palveluita, kuten dokumenttiarkistoa ja sähköisiä kaavakkeita tarjoavia sähköisen allekirjoituksen palveluita. Ruotsissa ja Norjassa sähköinen allekirjoitus tarkoittaa edelleen monille pelkän pankin tunnistautumispalvelun käyttöä.